Gezocht: slimme oplossing voor losse eindjes API-koppeling

Voor grote evenementen maken wij gebruik van een uitnodig- en registratiesysteem van een externe partij. Zij halen de gegevens uit ons CRM dmv een API-koppeling. Binnenkort ga ik met hen evalueren en kijken hoe we het proces verder kunnen perfectioneren, omdat het naast ontzorgt toch ook wel wat losse eindjes (en daarmee extra werk/risico) kent. Maar voordat ik daar aanschuif ben ik eigenlijk wel benieuwd of jullie een slimme oplossing kennen voor onderstaande problemen (kom ik gelijk goed beslagen ten ijs :wink: )

Proces
Wij zetten data klaar in het CRM en een andere partij haalt deze data op. Zij verzenden de uitnodiging en houden in hun eigen backend bij wie zich aan- of afmeldt. Mensen die zich (ongenodigd) aanmelden, worden in hun systeem erbij gezet. Tijdens het evenement zijn zij ter plaatse voor on site registratie en ook hier zie je dat er nog wel eens mensen verschijnen die nog niet aangemeld/uitgenodigd waren maar ter plaatse registreren.

Probleem waar we nu tegenaanlopen
Bij het terugzetten van de aan-/afmeldingen en shows/no-shows is er een mismatch. Mensen die niet in het CRM staan, maar wel aangemeld zijn (handmatig of ter plaatse) kunnen niet teruggezet worden. Het gaat hierbij soms best om grote aantallen. Hoe gaan jullie hiermee om/hoe lossen jullie dit op?

1 like

Hoi Yvette,

Een grote ergernis van mijzelf waar ik al jaren tegen strijd :wink:

Je ontvangt een e-mail in de trend van, Beste Herbert, kom je op mijn …, klik hier om je aan te melden.

Als je dan op de link klikt is het eerste wat je te zien krijgt "wat is je naam ". Raar toch ze weten mijn naam al?

Anyway, de oplossing die wij hebben werkt als volgt.

  • De gepersonaliseerde uitnodiging wordt verstuurd vanuit Perfectview.
  • In de uitnodiging twee links, “ja ik kom graag” en “helaas ik kan niet”. Klikken op de link verschijnt een persoonlijke webpagina, Leuk Herbert dat je erbij bent ofJammer Herbert misschien een volgende keer
  • Van beide links wordt in Perfectview een kenmerkt bij gehouden.
  • Wil je nog een vreemde uitnodigen kan daar ook een link voor gemaakt worden naar een apart formulier, die gegevens komen dan meteen in Perfectview.

Tijdens het evenement kan je de aanwezigen registreren en niet aangemelde personen laten aanmelden.

Achteraf heb je dan de volgende lijsten.

  • Wel uitgenodigd / niet gereageerd
  • Wel uitgenodigd / rsvp positief / niet verschenen
  • Wel uitgenodigd / rsvp positief / wel verschenen
  • Wel uitgenodigd / rsvp negatief
  • Niet uitgenodigd / wel verschenen
2 likes

Sorry, even ter verduidelijking. Hoe doe je deze registratie? Ook in PerfectView?

Ja, dat klopt.
Alle aangemelde personen heb je in beeld, op alfabet, je vinkt de persoon aan en in Perfectview wordt er weer een kenmerk aan gehangen ( aanwezig).

1 like

Zo simpel kan het zijn dus…enige waar ik nog mee zit is dat we nu echt een totaalpakket aanbieden (prof. uitnodiging opgemaakt door externe partij + registratiepagina online + e-ticket + eventapp) vanuit die externe partij.

Zoals gezegd, ik ga met hen om de tafel om te kijken of we het proces kunnen optimaliseren, zal de directe registratie in PV ook als optie noemen. Verliezen we alleen het e-ticket, dus daar zitten dan ook weer haken en ogen aan.

Enfin, bedankt voor je input en het meedenken!

1 like

Graag gedaan, als die ander partij hulp nodig heeft met de API van Perfectview hoor ik dat graag.

2 likes