Werkbaar bestand voor gebruikers voor import

Gebruikers vragen mij vaker om nieuwe gegevens (bijv. contactpersonen of algemene relaties) toe te voegen.
Dit leveren ze aan in een excel-bestand.
Ik ben op zoek naar een “werkbaar” bestand (excel) waarin gebruikers deze nieuwe gegevens kunnen opvoeren. Uiteraard kan ik ze een leeg csv-bestand geven, met de kolommen die benodigd zijn voor de import, maar ik vind persoonlijk dat zo’n csv-bestand niet erg gebruiksvriendelijk is.
Dus ben ik eigenlijk op zoek naar een bestand dat voor de gebruiker leesbaarder is. Duidelijke kolommen met duidelijke benamingen.
Ik ben benieuwd hoe jullie dit ervaren en hoe jullie omgaan met de data die gebruikers aanleveren en vooral hoe ze het aanleveren.

@remy.bisschops dat is zeker een goede vraag. Wat nog wel een optie is om als eerste regel je eigen bedrijf met naw gegevens in te vullen. Je zou ook veel velden kunnen verbergen, zodat de gebruiker niet alle velden ziet. Dan wordt het ook een stuk overzichtelijker.

Hoi Remy,

Leuke vraag! Goed ook om te lezen dat gebruikers je steeds vaker vragen om relaties toe te voegen, dat betekent dat CRM in ieder geval leeft bij die mensen.

Zie hier een voorbeeldbestand wat je als sjabloon aan gebruikers zou kunnen aanleveren voor het importeren van organisaties. Bij het importeren wordt zoals je weet onderscheid gemaakt tussen verschillende relatietypen. Afhankelijk van het relatietype zijn er eventueel specifieke velden beschikbaar. In kolom ‘A’ kan de gebruiker het juiste type relatie selecteren. De specifieke velden voor het gekozen relatietype worden daarna door middel van een kleurcodering getoond. De eerste kolommen bevatten de standaard relatiegegevens die voor ieder relatietype van toepassing zijn.

Ik kan me overigens ook helemaal vinden in wat @andrew zegt over het verwijderen van de kolommen die voor jullie niet relevant zijn. Zodoende wordt het sjabloon een stuk overzichtelijker.

Zie hier ook nog een mogelijk sjabloon voor de import van contactpersonen.

Hopelijk hebben jullie iets aan deze sjablonen. Wellicht zijn er ook nog andere ideeën over hoe je dit bestand kunt opmaken? Ik ben benieuwd naar andere mogelijkheden!

2 likes

Vaak wordt er vanuit verschillende bronnen informatie bij elkaar gesprokkeld en dat wordt dan in een Excel geplakt.
Een optie die ik dan nog wel eens aanbied is een webformulier te maken waar ze de informatie in copy/pasten.

De meeste CRM systemen hebben dan wel een optie om dit dan direct in het CRM op te nemen.

1 like