Hoe voorkom je dat jouw mailing wordt gezien als spam?

Mailing is een belangrijke manier om bestaande en potentiele klanten te bereiken en binden. Maar hoe voorkom je nou dat jouw mailing wordt gezien als spam? Wat zijn goede tips? Is er iemand die hiermee ervaring heeft?

Wat bedoel je met “gezien als spam”?

A; Door je e-mail programma
B: Door de mailserver
C: Door de ontvanger

Ook ik heb meerdere malen meegemaakt dat de mailings die ik vanuit Perfectview verstuur, bij de ontvanger in de spam terecht komen. Dit ligt aan de ontvangende kant lijkt mij. Is er iets wat wij hieraan kunnen doen?

Spamfilters zijn de laatste jaren steeds strenger geworden om het spammen tegen te gaan. Als je mensen mailt die hebben aangegeven dat ze jouw mails willen ontvangen (permissie hebben verleent) en je verstuurt je mail vanuit een platform dat voldoet aan alle eisen die worden gesteld aan het versturen van mail dan zal het niet zo snel voorkomen dat je mail als spam wordt gezien. Mijn tip is dan ook om gebruik te maken van een ESP (Email Service Provider) die daar helemaal op ingericht zijn. Dat is hun core business en zij nemen een hoop technische zaken uit handen voor je waardoor je niet als spammer te boek komt te staan. Wil je toch zelf bv vanuit een CRM systeem mailen zorg dan dat je domeinnaam beschermd is tegen ‘diefstal’ en niet voor phishingmails wordt ingezet. Want als dat gebeurt dan sta je binnen no-time op allerlei blacklists en wordt aflevering van mails problematisch voor je (domein). Meer informatie hierover in dit blog:

(Let ook even op het whitepaper dat onderin wordt aangeboden met informatie over alles wat te maken heeft met e-mailaflevering)

1 like

Mijn ervaring is dat een false-positive bijna nooit aan de ontvangende kant ligt, maar meer aan een niet juist geconfigureerde e-mail-server/service; je SPF-record bijvoorbeeld moet op orde zijn…

1 like

Wij kiezen er bewust voor om mailings niet rechtstreeks vanuit ons CRM te verzenden, om meerdere redenen. De partij die voor ons alle mailings, uitnodigingen etc. verzorgt heeft via een API-koppeling toegang tot ons CRM. Zij zijn gespecialiseerd in uitnodigen, deelnemersregistratie en mailings.

Misschien is het hun professionaliteit versus jarenlange ervaring, maar het komt vrijwel nooit voor dat onze mailings in een spambox belanden. (we meten gericht respons en bouncers). Helemaal voorkomen kun je het volgens mij niet, maar als ik kijk naar onze ervaringen kun je volgens mij vanuit de kant van de verzender hier inderdaad wel veel voor zijn…

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: helemaal 100% potdicht krijg je het nooit. Daarvoor verschillen de vele spamfilters die er bestaan teveel in aanpak. Maar je kunt er wel heel dichtbij komen. Nog los van eventuele inhoudelijke zaken als louche onderwerpregels, neplinks in je e-mail enzovoorts, zou je er eigenlijk voor moeten zorgen dat voor al je applicaties die e-mail verzenden (je CRM, je e-mailmarketingprogramma, je eigen Outlook enz) de volgende zaken geregeld zijn:

(Deze zijn wat lastig uit te leggen, maar ik hou van analogieën. Spamfilters zijn eigenlijk achterdochtige mensen die namens de ontvangers vragen stellen aan de postbode of aan jou als afzender.)

SPF-record: Een van de eerste vragen die die achterdochtige mensen gingen stellen was: ‘zeg afzender, ik zie hier een mail is bezorgd door postbode Mailchimp, met jou als afzender. Kan dat kloppen?’. Een SPF-record is feitelijk een lijst die jij als afzender hebt, waarop alle ‘postbodes’ staan die namens jouw bedrijf post mogen bezorgen. Zo kun jij als afzender dus antwoorden ‘Ja, Mailchimp is een van onze bezorgers, klopt.’ Kun je dat niet, omdat je Mailchimp niet hebt toegevoegd aan je SPF-record, of omdat je helemaal niet bezorgt via Mailchimp, dan besluiten steeds meer spamfilters om je post in de prullenbak te gooien.

DKIM-record: Hierbij kijkt de achterdochtige persoon naar de envelop van jouw post. Hij ziet daarop een nummer waarop hij jouw postafdeling kan bereiken en een code die hij dan moet doorgeven aan die afdeling. Als jouw afdeling het juiste bijbehorende tegen-codewoord terug antwoordt, vertrouwt de persoon jou, en komt je post door. Krijgt hij geen reactie, dan kan het zijn dat je post niet aankomt. In ieder geval wordt je post gemarkeerd als mogelijk verdacht.

Met deze twee ben je al een heel eind, en de meeste organisaties zouden hiermee prima resultaten moeten boeken zo lang ze geen honderdduizenden e-mails per maand versturen.

Een derde, weer stevigere beveiliging is DMARC, hierboven ook al genoemd. Dit geeft je SPF en DKIM weer extra gewicht mee wanneer een ontvangende mailbox jouw e-mail gaat beoordelen op spam. De werking: DMARC is een certificaat dat je aan de muur kunt hangen van jouw postafdeling, waarop staat dat je werkt met SPF en DKIM. Onze achterdochtige personen kunnen naar dit certificaat vragen. Als ze dat doen, bekijken ze vervolgens of de post die ze hebben ontvangen wel voldoet aan die SPF en DKIM checks. Op het certificaat staat ook wat ze moeten doen als dat niet het geval is: ze kunnen de post in quarantaine plaatsen, simpelweg weggooien, of zelf beslissen wat ze ermee doen.

Hoe doe je dit nou? DKIM en SPF worden in de meeste gevallen aangeboden door de provider van je e-mailsoftware, al dan niet als betaalde extra. Zij bieden je de benodigde informatie. Aan je webteam de schone taak om die informatie aan de instellingen van je domein toe te voegen. Bij DKIM volgt dan nog een bevestigingsrondje met de softwareprovider. Een DMARC kun je zelf maken, al vereist het wel enige technische kennis. Zie bv dit gidsje.

3 likes