Regelmatig krijg ik deze vraag van mijn klanten en prospects.
Beiden heeft zo zijn voordelen en nadelen.
Doe je de facturatie vanuit je boekhoudsysteem heeft dat als voordeel dat de factuur meteen op de juiste plek administratief verwerkt is.
Nadeel is dat voor je relatiebeheer er geen informatie is over het betaal gedrag e.d…
Facturatie vanuit CRM heeft als voordeel dat de factuur 1-op-1 overgenomen kan worden vanuit de offerte. Betaal- en bestel gedrag is inzichtelijk.
Nadeel is dat de factuur weer verwerkt dient te worden in de het boekhoudsysteem. Dat is natuurlijk te automatiseren maar daar staan weer kosten tegenover.
Over het algemeen is CRM de basis van je relatiebeheer dus daar wil je graag álle info zien. Alleen kan ik me voorstellen dat wanneer je ontzettend veel facturen moet versturen je dit liever (geautomatiseerd) vanuit een boekhoudsysteem doet.
Vanaf hoeveel facturen (per week) is het handig om over te stappen naar een boekhoudsysteem?
Afhankelijk van branche en eventuele complexiteit worden en eisen c.q. voorwaarden gesteld aan de factuur B2B, B2C, btw- verlegd ( bouw of intracommunautair), prijsafspraken -staffels, enzovoorts.
Hiermee wordt, mi, het “koppelmoment” bepaalt tussen CRM en Administratie en de functionaliteiten van ingezette CRM en Administratieve applicatie.
Graag wil ik meegeven dat met de huidige technieken (API, webservices) er geen extra kosten aan een integratie verbonden hoeven zijn. Perfectview koppelt (gratis) met diverse administratieve oplossingen.
In mijn “praktijk” is analyse van het (facturatie) proces de eerste stap naar het advies.
In het nieuwe jaar gaat ook mijn boekhouding online via mijn VA ipv via een boekhouder. Ik was inderdaad over bovenstaande aan het twijfelen, maar als ik het zo lees dan denk ik dat mijn voorkeur uit zou gaan naar het uitsturen van facturen vanuit CRM. Als eenmanszaak heb ik nou ook nog niet zoveel facturen dat dit te veel tijd zou gaan kosten…
Werkend met SnelStart en de database On-Line kun jij dus de facturen in PV maken en koppelen met SnelStart.
Werken met Mollie maakt het voor de ontvanger wel makkelijker te betalen. Benieuwd of je gekeken hebt wat de uitwerking is van een betaallink. Beter is, m.i., te laten tekenen bij offerte voor de betaaltermijn ( max 30 dagen) en bij uitblijven van betaling persoonlijk(telefonisch) contact)
Als eenmanszaak is het vaak wel fijn om snel betaald te krijgen, aangezien ik ook niet heel veel verschillende opdrachtgevers heb per periode. Persoonlijk vind ik het altijd makkelijk om bij binnenkomst van de factuur direct door te klikken en te betalen bij iDeal. Het is dus meer een gevoel, dan dat ik daar een grondig onderzoek naar heb gedaan
Dan is de keuze om te factureren vanuit SnelStart in jou geval wenselijk omdat je daar met Mollie kunt kopelen via de API techniek. het bedrag dat je aan mollie verschuldigd bent (ingehouden wordt) weegt dan idd niet op tegen de vlotte betaling.
Ik wil graag PerfectView in combinatie met MoneyBird gebruiken en ben er nog niet uit waar ik offertes en facturen ga aanmaken. De offertes kunnen volgens mij het beste in PV gedaan worden want dat is logischer vanuit de ‘verkoopkans’ traject, maar factureren lijkt mij handiger in MB want het is dan volledig geautomatiseerd, inclusief herinneringen. Zo’n systeem heb ik nog niet gezien bij PV (of heb ik niet goed gekeken?).
Daarnaast vind ik de sjablonen van PV ontzettend ingewikkeld. Ik begrijp niet hoe dit werkt en moet mij daarin verdiepen, zeker omdat we geen ‘producten’ hebben maar diensten. En deze zijn (nog) niet gestandaardiseerd want we bieden maatwerk. Iemand ervaring hiermee?
Eerlijkheid gebiedt mij toe te geven dat ik het inmiddels opgegeven heb om met de sjablonen van PerfectView te werken. Ik ga mijn offertes en facturen in MoneyBird aanmaken (zo veel makkelijker) en ga deze als bijlagen in PV toevoegen. Ik kopieer ook de totale bedragen in PV zodat ik zicht creëer op de Dashboard.
Een dubbele aanpak zoals ik voor ogen had bleek niet erg praktisch. Ik heb wel gisteren gehoord van PV dat ze bezig waren om de koppeling met MB te verfijnen. Offertes en facturen die in MB aangemaakt worden zouden in de toekomst automatisch geïntegreerd kunnen worden in PV.
Ook wordt er gewerkt aan een betere afhandeling van relaties. Ik had namelijk gemerkt dat relaties die in PV aangemaakt werden niet compleet in MB getoond werden. Alleen de algemene gegevens van de organisatie werden overgenomen, niet de contactpersonen, hetgeen lastig is bij het opstellen van offertes en facturen. Dit wordt volgens PV binnenkort gefixt. Mooi zo!
