CRM systeem Vs. Outlook/Excel

Hoi,

Onze sales afdeling bestaat uit vijf personen en we maken op dit moment allemaal gebruik van onze Outlook agenda voor het maken van afspraken en we hebben een uitgebreide Excel sheet waar we onze aantekeningen in verwerken en de wekelijkse/maandelijkse rapportage uithalen. Sinds deze maand hebben we een nieuwe collega die gewend is om met een CRM systeem te werken en ons probeert te overtuigen over te stappen. Ik heb niet echt een duidelijk beeld wat CRM nu precies inhoud, of ik nou een visitekaartje in Outlook invoer of in een CRM systeem, daar zit voor mij niet echt een verschil in.

Ik hoop dat jullie mij kunnen bijpraten in de voordelen van een CRM systeem ten opzichte van bv. Outlook en Excel?

Hoi Helen,

Wat leuk dat je interesse toont in CRM en op onze community terecht komt.

Ik snap wel dat je collega jullie probeert te overtuigen om CRM te gaan gebruiken :smiley:. Zoals Ingrid aangeeft, CRM biedt enorm veel inzicht in je dagelijkse acties. Alle gegevens die je registreert in CRM die kun je ook weer gemakkelijk uitdraaien in rapportages.

Uit je verhaal lees ik dat jullie een sales afdeling hebben met 5 personen. Z’on 80% van onze klanten gebruikt PerfectView voor sales. Voor je sales team kun je denken aan de volgende functionaliteiten binnen PerfectView:

opvolgen van verkoopkansen,
maken en opvolgen van offertes,
offertes digitaal laten ondertekenen,
facturen sturen,
de app voor onderweg.

PerfectView biedt online vrijblijvende demo’s aan wanneer de wensen aansluiten. Een collega neemt telefonisch contact met je op en kijkt op afstand met je mee via TeamViewer. De instellingen worden goed gezet om vervolgens met een voorbeeld te laten zien hoe PerfectView voor jullie werkt.
Dit duurt ongeveer een half uurtje.

Mocht je hier gebruik van willen maken, reageer op deze post, stuur een mail naar info@perfectview.nl of je kan ons bellen op 088 77 51 310.

Hoi Helen,
Outlook en Excel zijn in bepaalde mate goed te gebruiken totdat er óf teveel informatie in komt óf teveel gebruikers het systeem moeten gebruiken. Het zijn dus eigenlijk meer 1-op-1 tools.

CRM is een relationele database en veel meer gebruikers kunnen gelijktijdig gebruik maken van het systeem. Bij het aanpassen van een Contactpersoonrecord bijvoorbeeld, wordt één record gewijzigd in de database en niet de gehele Excelsheet. Hierdoor kunnen meer wijzigingen gelijktijdig door meerdere mensen uitgevoerd worden. Het is zelfs zo dat bij het gelijktijdig wijzigen van hetzelfde record (en die kans is al vrij klein), iedere wijziging wordt meegenomen tenzij het een wijziging is op hetzelfde veld, dan wordt de meest recente wijziging overgenomen.

Verder kunnen eenvoudig selecties gemaakt worden over meerdere tabellen (entiteiten), hetgeen ook met Excel kan, maar veel complexer is). Laat je een keer overtuigen door een demo!

Groet,

René

1 like

Hoi Helen,

Ik sluit me aan bij wat René hierboven zegt. Excel is toch vooral statisch en CRM meer dynamisch. Als je meerdere gebruikers hebt, dan vind ik zelf Excel niet volstaan. Het risico op verschillende Excelbestanden binnen een organisatie is dan groot, waarbij op de ene sheet wel gegevens worden aangepast waar ze op de andere sheet gewoon blijven staan. Ik werk zelf bij een grote organisatie en juist het werken met eigen lijstjes is ‘dodelijk’. Juist doordat je binnen een CRM werkt, kun je nog steeds wel je eigen lijstjes maken en bijhouden, maar de gegevens staan voor de hele organisatie op één vaste plek. Waardoor ze in principe altijd actueel zijn, omdat je ze met elkaar bijhoudt.

Even vanuit de praktijk (mijn ervaring) : hier hoor ik vaak het argument ‘het kost zo ontzettend veel tijd om het in het CRM te zetten’. Gek genoeg wordt het bijhouden in een Excel document niet als extra werk gezien. Maar op het moment dat er een evenement wordt georganiseerd waarbij verschillende organisatieonderdelen hun relaties moeten uitnodigen, moeten al die Excellijsten bij elkaar worden gebracht, ontdubbeld, gegevens kloppen vaak niet/niet meer etc. Dat neemt dan vaak heel veel tijd in beslag, die ze zich hadden kunnen besparen. Dezelfde selectie binnen het CRM kost -als de gegevens er eenmaal instaan- slechts een paar minuten tijd…

Last but not least: juist doordat je alle gegevens op één centrale plek met elkaar beheert, krijg je ook inzicht in de relaties/contacten die worden onderhouden door anderen. Het helpt gegevens te verrijken en verbindingen te leggen en dat zie ik Excel toch nog niet zo gauw doen :wink: