Iedereen die lid is van BNI weet dat de 1-op-1 gesprekken een heel belangrijk onderdeel zijn van aanbevelingsmarketing.
BNI heeft hiervoor verschillende documenten (gespreksonderwerpen) ontwikkelt.
Mijn werkwijze voor een 1-op-1 afspraak is nu als volgt.(In Perfectview)
Taak aanmaken bij de relatie
Type taak: afspraak
Datum en tijd toevoegen
Opnemen in externe agenda
En dan een standaard e-mail versturen met de afspraak bevestiging en daar zit dan meteen bij:
adres waar we de afspraak hebben
de bijlage bij met het juiste document
Dit werkt voor mij omdat ik meteen bij de relatie zie hoeveel 1-op-1 afspraken we hebben gehad, het staat meteen in mijn Google Agenda, en ik vergeet niet om mijn 1-op-1 document mee te sturen.
Ben benieuwd of er iemand is die een ander werkwijze heeft?
Ik werk zelf met projecten die ik niet opneem in mijn agenda (de afspraken worden ingepland door onze sales afdeling). Ik maak altijd wel notities in het project en koppel hieraan mijn mails (die ik via outlook of via PV verstuur). De app gebruik in onderweg om vanuit mijn te doen lijst te bellen naar klanten of het adres op te zoeken.
Wat nu zo vreemd is dat je geen afspraken direct in perfectview kan maken met een overzicht wat al geblokt is.
Wij werken normaal met Act! en kijken naar Perfectview met een paar licenties.
Als een nieuwe klant belt voor een afspraak moeten we hem eerst in outlook plannen (gedeelde agenda) en dan nog eens opnieuw doen in Perfectview. Wel heel vreemd.
Act! werkt veel simpeler; heeft een live synchronisatie met outlook en je plant gewoon in Act! een afspraak door een naam direct in de afspraak te zetten waarbij Act! automatisch ziet of het al een relatie is of volledig nieuw is. Dit levert echt tijdwinst op.
Dan is Perfectview, zoals ik het nu begrijp, wel heel complex. Of weet iemand een oplossing?
Goede vraag die je stelt. Voor zover mij bekend is die functionaliteit die je wilt niet beschikbaar in Perfectview. Wel kom je met de Outlook add-in een heel eind.
Ik maak gebruik van een simpele edoch effectieve workaround, twee beeldschermen.
1e Beeldscherm met Perfectview
2e Beeldscherm met mijn agenda open.
Ik maak dan eerst de afspraak in Perfectview en deze synchroniseert dan vervolgens in mijn agenda.
Met het onderdeel Agenda-afspraken van PerfectView kun je realiseren dat een gemaakte afspraak in Outlook ook in PerfectView terecht komt. (Zorg er wel voor dat de Outlook add-in is geïnstalleerd) De werkwijze is dan als volgt:
Je maakt of opent een agenda item in Outlook en klikt op het tabje PerfectView.
Vervolgens klik je op de optie ‘Markeer om bij te werken’ en kies je bij welke relatie deze afspraak hoort.
Wanneer je dit hebt gedaan klik je onder het tabje PerfectView op ‘’Werk deze afspraak bij’’.
Het agenda item zal nu terug te vinden zijn bij (Meer > Activiteiten >) Agenda afspraken en is ook geregistreerd bij de relatie.
Je kunt de agenda-afspraken natuurlijk ook nog eens toevoegen aan je werkplek als je snel wilt navigeren naar dit onderdeel.
Nog wel een opmerking: het is alleen mogelijk om vanuit Outlook wijzigingen door te voeren.
Het is niet mogelijk om de activiteit ‘‘agenda afspraak’’ aan te maken in PerfectView.
